Uitgebreide informatie inclusief professioneel en juridisch
Deze pagina bevat de belangrijkste informatie over de werkwijze van POBOS BV. Het gaat om aanmelding, consulten, diagnostiek, behandeling, rapportage, dossiervoering, informatieverstrekking, communicatie, tijdregistratie en declaratie.
1. Aanmelding en voorwaarden
U dient zich eerst aan te melden volgens de gegevens onder “Aanmelden”.
Bij de aanmelding dient u de gevraagde gegevens volledig en juist te verstrekken. Vermeld daarbij:
- naam en voornamen;
- adres;
- postcode en woonplaats;
- geboortedatum;
- telefoonnummer;
- e-mailadres;
- BSN;
- gegevens van uw zorgverzekeraar;
- de overige gegevens die bij het aanmelden op de website worden gevraagd.
Een verwijsbrief van de huisarts is noodzakelijk. De verwijsbrief moet de volgende gegevens bevatten:
- juiste en volledige cliëntgegevens;
- datum van verwijzing;
- de DSM-5-indicatie/verwijsdiagnose;
- de persoonlijke AGB-code van de huisarts;
- de handtekening van de huisarts.
Ontbreekt één van deze gegevens, dan is de verwijsbrief niet compleet en moet deze zo nodig bij de huisarts worden aangepast of opnieuw worden aangevraagd.
Daarnaast moet u het intakeformulier volledig invullen. Dit is een absolute voorwaarde om een behandeling of onderzoek te kunnen starten.
Bij diagnostiek ontvangt u vragenlijsten. Het invullen daarvan maakt verplicht onderdeel uit van het diagnostische proces.
Ook tijdens de behandeling vindt halfjaarlijks een evaluatiemeting met een vragenlijst plaats. Het invullen daarvan is verplicht.
2. Consulten
Een consult omvat ieder contact dat uw zorgvraag betreft. Dit betreft:
- contacten in de praktijk;
- telefonische contacten;
- e-mailcontacten;
- andere digitale contacten;
- contacten in het kader van diagnostiek en vragenlijsten.
Alle consulten en werkzaamheden worden per activiteit geregistreerd met datum, begintijd, eindtijd en prestatiecode.
Een zorgtraject begint altijd met diagnostiekconsulten: minimaal 3 à 4 consulten van 120 minuten. Bij een comorbide beeld zijn dit doorgaans 5 à 6 consulten.
Deze diagnostiek wordt verdeeld over 50% persoonlijk contact in de praktijk en 50% digitaal contact, waaronder vragenlijsten en daarmee verband houdende e-mails.
U ontvangt na de diagnostiek een kort zorgverslag met:
- uw diagnose;
- begin- en einddatum van het zorgtraject;
- naam van de behandelaar;
- BIG-nummer van de behandelaar.
Dit korte zorgverslag is inbegrepen in het diagnostiektarief.
Voor uitgebreide informatie over diagnostiek en rapportage: zie het aparte menu Psychodiagnostiek & Rapportage.
3. Afspraken en afmelden
Consulten in de praktijk vinden uitsluitend op afspraak plaats.
Kunt u niet komen, dan dient u zich minimaal twee dagen vooraf per e-mail en met reden af te melden.
Bij niet tijdig afmelden geldt het no-showtarief. Dit komt voor eigen rekening en kan niet bij uw zorgverzekeraar worden gedeclareerd.
Voorafgaand aan een consult kunt u als service een memo-mail ontvangen met het verzoek uw aanwezigheid per retourmail te bevestigen.
Wanneer u een afspraak afzegt en geen nieuwe afspraak maakt, moet u rekening houden met een wachttijd van 4–6 weken voordat opnieuw een afspraak kan worden gereserveerd.
4. De geplande consulttijd wordt gedeclareerd
De geplande tijd van het consult wordt gedeclareerd.
Dit geldt ook wanneer u:
- te laat komt;
- eerder weggaat;
- het consult zelf verkort;
- om een andere reden korter aanwezig bent.
De oorspronkelijk geplande consulttijd blijft de te declareren tijd.
5. Tijdens het consult
Een consult is een persoonlijk gesprek tussen psycholoog en cliënt en moet ongestoord kunnen verlopen.
U dient uw telefoon tijdens het consult uit te schakelen.
Gesprekken worden wederzijds niet opgenomen.
Het meenemen van kinderen, huisdieren en etenswaren is niet toegestaan.
Wilt u een partner, ouder of begeleider meenemen, dan moet u dit vooraf vragen en aangeven waarom deze persoon aanwezig moet zijn. Tevens moeten diens gegevens en rol/functie vooraf worden doorgegeven.
Bij een groepsconsult geldt het groepsconsulttarief.
6. Communicatie en e-mail
Naast consulten op afspraak in de praktijk verloopt het contact per e-mail.
Wanneer u in behandeling bent, dient u uw e-mail minimaal eenmaal per week te controleren.
Wanneer u uw e-mail niet controleert, kan de communicatie stagneren. Als na meerdere memo's blijkt dat dit niet verbetert, kan het zorgtraject worden gesloten.
Vanwege privacy en digitale archivering wordt niet via WhatsApp gecommuniceerd over dossierzaken, afspraken of inhoudelijke behandelzaken.
WhatsApp kan, indien gewenst, uitsluitend worden gebruikt voor een kort memo/geheugensteun wanneer u niet regelmatig mailt.
Wanneer u mailt:
- stuur niet meerdere losse mails achter elkaar;
- beperk u bij voorkeur tot één overzichtelijke e-mail;
- geef duidelijk antwoord op vragen;
- werk gestructureerd;
- zorg dat bijlagen en foto's duidelijk leesbaar zijn en niet gedraaid of ondersteboven staan.
E-mail is geen WhatsApp. U dient zich aan deze werkwijze aan te passen.
7. Psychodiagnostiek
Psychodiagnostiek heeft een psychologische vraagstelling als uitgangspunt en kan bestaan uit gesprekken, psychologische tests en vragenlijsten.
Een psychodiagnostisch rapport wordt niet opgesteld voor een primair juridisch doel.
POBOS BV onderzoekt niet welke partij juridisch gelijk heeft en doet geen uitspraak over de juridische waarheid van gebeurtenissen.
De psycholoog treedt niet op als vertegenwoordiger van een cliënt in een juridische procedure.
Voor de volledige professionele en juridische informatie over psychodiagnostiek en rapportage: zie het aparte menu Psychodiagnostiek & Rapportage.
8. Rapportage
Rapportage wordt opgesteld op basis van de gegevens die in het kader van onderzoek of behandeling beschikbaar zijn gekomen.
Een rapport bevat informatie die voor het doel van de rapportage relevant is.
Een cliënt of derde kan niet verlangen dat een diagnose, conclusie of formulering wordt opgenomen wanneer deze niet door de professionele bevindingen wordt gedragen.
Een verschil van mening met een professionele conclusie betekent niet dat sprake is van een feitelijke onjuistheid.
Een psychodiagnostisch rapport is een professioneel psychologisch document en geen juridisch advies, processtuk of document voor juridische belangenbehartiging.
Voor verdere details: zie Psychodiagnostiek & Rapportage.
9. Diagnostiektarief en behandeltarief
POBOS BV maakt onderscheid tussen:
het diagnostiektarief en
het behandeltarief.
Het diagnostiektarief heeft betrekking op het diagnostische traject.
Het korte zorgverslag dat bij het diagnostische traject hoort, is onderdeel van het diagnostiektarief en wordt niet afzonderlijk in rekening gebracht.
Het behandeltarief heeft betrekking op de behandeling.
POBOS BV declareert overeenkomstig het Kwaliteitsstatuut II van POBOS BV en de daarop van toepassing zijnde regelgeving.
10. Uitgebreid psychodiagnostisch verslag
Het korte zorgverslag is onderdeel van het diagnostiektarief.
Dit moet worden onderscheiden van een uitgebreid psychodiagnostisch verslag.
Een uitgebreid psychodiagnostisch verslag wordt niet door de zorgverzekeraar vergoed. Het betreft niet-verzekerde werkzaamheden en komt daarom voor rekening van de cliënt.
Een uitgebreid verslag kan, afhankelijk van vraagstelling, dossieromvang en gewenste uitgebreidheid, aanzienlijk veel tijd kosten en kan tot één volledige werkdag in beslag nemen.
De werkelijk bestede tijd wordt aantoonbaar geregistreerd met datum, begin- en eindtijd en wordt per gewerkt uur in rekening gebracht.
Een verzoek om een uitgebreid verslag verplicht POBOS BV niet om dit verslag op te stellen.
POBOS BV bepaalt zelfstandig of het verzoek past binnen de professionele verantwoordelijkheid en de aard van het onderzoek.
11. Dossiervoering
Van iedere cliënt wordt een dossier bijgehouden voor zover dit noodzakelijk is voor diagnostiek, behandeling, administratie en professionele verantwoording.
De dossiervoering vindt plaats volgens de toepasselijke wettelijke en beroepsmatige voorschriften.
De cliënt heeft de wettelijke rechten met betrekking tot het dossier, waaronder inzage en, binnen de daarvoor geldende voorwaarden, correctie en vernietiging.
12. Bewaren en vernietigen van dossiers
POBOS BV hanteert de toepasselijke wettelijke en beroepsmatige bewaartermijnen.
Voor dossiers waarvoor de vanaf 1 januari 2020 geldende bewaartermijn van toepassing is, geldt in beginsel een bewaartermijn van 20 jaar, tenzij een wettelijke uitzondering of andere rechtsgeldige grond voor een afwijkende termijn bestaat.
Een cliënt kan binnen de wettelijke voorwaarden om vernietiging van het dossier verzoeken.
POBOS BV heeft geen opvolger voor de praktijk.
Voor nieuwe cliënten vanaf 1 januari 2023 geldt daarom een specifieke regeling voor het bewaren en vernietigen van dossiers.
Wanneer een cliënt wil dat het dossier wordt bewaard, dient dit bij aanvang schriftelijk en met de hand te worden aangegeven volgens de daarvoor bestemde procedure.
13. Beroepsgeheim en informatieverstrekking
POBOS BV is gebonden aan het beroepsgeheim en de toepasselijke privacywetgeving.
Informatie uit het dossier wordt niet zonder meer aan derden verstrekt.
POBOS BV beoordeelt ieder verzoek afzonderlijk aan de hand van de geldende wettelijke en professionele regels.
Een machtiging van de cliënt betekent niet automatisch dat POBOS BV verplicht is de gevraagde informatie te verstrekken.
14. Informatieverstrekking uitsluitend schriftelijk
Informatieverstrekking aan derden wordt door POBOS BV uitsluitend schriftelijk behandeld.
Een verzoek om informatie moet schriftelijk worden ingediend.
Wanneer toestemming van de cliënt vereist is, verlangt POBOS BV een schriftelijke machtiging van de cliënt op briefpapier van de aanvragende organisatie.
De machtiging moet duidelijk aangeven:
- wie de informatie aanvraagt;
- namens welke organisatie;
- welke informatie wordt gevraagd;
- aan wie de informatie moet worden verstrekt;
- voor welk doel de informatie wordt gebruikt.
Mondelinge en telefonische verzoeken worden niet als verzoek om informatieverstrekking in behandeling genomen.
15. Informatie aan de huisarts
Ook aan de huisarts wordt niet zonder meer diagnose- of behandelinhoudelijke informatie verstrekt.
Voor het verstrekken van diagnose- en behandelgegevens aan de huisarts is vooraf schriftelijke toestemming van de cliënt vereist, tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is.
Een verzoek van de huisarts is op zichzelf geen toestemming van de cliënt.
Ook wanneer de huisarts de verwijzer is, wordt diagnose- en behandelinhoudelijke informatie niet automatisch verstrekt.
16. Informatie aan andere behandelaars en instanties
Voor informatieverstrekking aan andere behandelaars, bedrijfsartsen, verzekeringsartsen, UWV en andere instanties beoordeelt POBOS BV welke wettelijke grondslag voor verstrekking bestaat.
Wanneer toestemming van de cliënt vereist is, wordt deze vooraf gevraagd.
POBOS BV verstrekt niet meer informatie dan noodzakelijk en toegestaan is.
17. Juristen en advocaten
POBOS BV verstrekt geen informatie rechtstreeks aan juristen of advocaten.
Dit geldt ook wanneer een cliënt daarvoor een machtiging heeft afgegeven.
Een cliënt kan zelf een zorgverslag of rapport dat hij of zij van POBOS BV heeft ontvangen aan een jurist, advocaat of andere derde verstrekken.
Dit is iets anders dan rechtstreekse informatieverstrekking door POBOS BV.
De psycholoog treedt niet op als juridisch vertegenwoordiger of belangenbehartiger van een cliënt.
18. Kosten van informatieverstrekking
Voor reguliere schriftelijke informatieverstrekking geldt het daarvoor toepasselijke NZa-tarief.
Wanneer meer wordt gevraagd dan reguliere informatieverstrekking, bijvoorbeeld:
- een uitgebreid verslag;
- aanvullende rapportage;
- een uitgebreide schriftelijke beantwoording;
- het uitgebreid bestuderen van dossiergegevens;
- aanvullende werkzaamheden;
worden hiervoor meerkosten in rekening gebracht.
Deze meerkosten worden berekend per aantoonbaar gewerkt uur, naast het toepasselijke NZa-tarief.
De bestede tijd wordt geregistreerd met datum, begin- en eindtijd.
19. Tijdregistratie
Alle aan de cliënt bestede tijd wordt geregistreerd.
Dit betreft niet alleen gesprekken in de praktijk, maar ook noodzakelijke werkzaamheden die rechtstreeks verband houden met diagnostiek, behandeling, rapportage en dossiervoering.
Ook tijd die wordt besteed aan e-mailcontact met de cliënt wordt geregistreerd.
Wanneer op één dag meerdere e-mails met of over dezelfde cliënt worden verwerkt, worden de daarvoor bestede tijden bij elkaar opgeteld.
De afzonderlijke werkzaamheden worden vervolgens als één totaal van de op die dag bestede tijd geregistreerd en gedeclareerd.
De cliënt krijgt dus niet voor iedere afzonderlijke e-mail een afzonderlijke declaratie. De op één dag bestede tijd wordt samengevoegd tot één totale tijdregistratie en één totaalbedrag voor die dag.
20. Declaratie via VECOZO
De verzekerde zorg wordt door POBOS BV via VECOZO bij de zorgverzekeraar gedeclareerd, overeenkomstig de geldende declaratieregels.
De zorgverzekeraar verstrekt de verzekerde vervolgens een declaratie-/uitkeringsbericht waarin de gedeclareerde zorg, vergoeding, eventuele eigen bijdrage en verwerking van het eigen risico kunnen worden vermeld.
De cliënt kan deze gegevens via de zorgapp van de eigen zorgverzekeraar controleren.
21. Vastgestelde tarieven
POBOS BV hanteert de voor de betreffende zorg geldende vastgestelde tarieven.
Deze tarieven worden bepaald door de NZa en/of de zorgverzekeraar, afhankelijk van de aard van de zorg, contractuele afspraken en toepasselijke regelgeving.
POBOS BV bepaalt deze tarieven niet zelf en kan daarvan niet naar eigen inzicht afwijken.
De vastgestelde tarieven zijn daarom geen onderwerp van individuele onderhandeling.
22. Verzekerde en ongecontracteerde zorg
De GGZ valt onder de basisverzekering. Het eigen risico van de cliënt is daarom van toepassing.
POBOS BV heeft in 2026 contracten met CZ, DSW en ASR.
Bij een andere zorgverzekeraar is sprake van ongecontracteerde zorg.
Afhankelijk van de polis en de vergoeding van de zorgverzekeraar kan bij ongecontracteerde zorg een eigen bijdrage voor de cliënt ontstaan.
De cliënt is zelf verantwoordelijk voor het controleren van de eigen polis en vergoeding.
23. Jeugd-GGZ
POBOS BV kan kinderen onderzoeken en behandelen.
POBOS BV heeft geen contract met een gemeente voor de Jeugd-GGZ.
De Jeugd-GGZ valt daarom niet onder een gemeentelijk contract van POBOS BV.
De kosten van Jeugd-GGZ dienen door de cliënt/ouders zelf te worden betaald, tenzij een andere wettelijke of contractuele vergoeding van toepassing is.
24. (V)echtscheiding
Bij een (v)echtscheiding wordt in beginsel geen behandelrelatie aangegaan.
Een uitzondering is uitsluitend mogelijk wanneer wordt voldaan aan de expliciete voorwaarden die POBOS BV daarvoor stelt.
POBOS BV bepaalt vooraf of onder deze voorwaarden een behandelrelatie kan worden aangegaan.
Een aanmelding betekent daarom niet automatisch dat een behandelrelatie tot stand komt.
25. Geen juridische vertegenwoordiging
POBOS BV en de psycholoog treden niet op als juridisch vertegenwoordiger van een cliënt.
De psycholoog vertegenwoordigt een cliënt niet tegenover een rechtbank, advocaat, werkgever, verzekeraar, UWV of andere juridische partij.
Een psychologische rapportage is geen juridisch advies en de psycholoog treedt niet op als juridisch belangenbehartiger.
26. Professionele onafhankelijkheid en grenzen
POBOS BV bepaalt zelfstandig:
- of een onderzoek of behandeling wordt aangegaan;
- welke onderzoeksvraag wordt onderzocht;
- welke methoden worden gebruikt;
- welke conclusies professioneel verantwoord zijn;
- welke rapportage wordt opgesteld;
- welke informatie aan derden kan worden verstrekt.
POBOS BV kan een verzoek weigeren wanneer dit:
- buiten de aard van de dienstverlening valt;
- niet past binnen de professionele verantwoordelijkheid;
- strijdig is met wettelijke of beroepsmatige regels;
- de professionele onafhankelijkheid aantast;
- een primair juridisch doel heeft waarvoor POBOS BV niet is ingericht;
- vraagt om een conclusie die niet door de onderzoeksgegevens wordt gedragen.
Een verwijzing, machtiging of verzoek geeft dus geen recht op een gewenste diagnose, conclusie of rapportage.
27. Klachten
Klachten worden bij voorkeur eerst met POBOS BV besproken.
Daarnaast kan gebruik worden gemaakt van de klachten- en geschillenregeling die op POBOS BV van toepassing is.
KERN VAN DEZE INFORMATIE
Eerst aanmelden volgens de procedure onder “Aanmelden”. Bij de aanmelding moeten de gevraagde cliëntgegevens volledig en juist worden verstrekt.
Een verwijsbrief van de huisarts is noodzakelijk. Op deze verwijsbrief moeten staan: de juiste cliëntgegevens, verwijsdatum, DSM-5-indicatie, persoonlijke AGB-code van de huisarts en handtekening van de huisarts.
Het intakeformulier moet volledig worden ingevuld.
Een zorgtraject begint met diagnostiek. Vragenlijsten en de halfjaarlijkse evaluatiemeting zijn verplicht.
Alle contacten die uw zorgvraag betreffen worden geregistreerd: praktijk, telefoon, e-mail en andere digitale contacten.
De geplande consulttijd wordt gedeclareerd, ook wanneer u te laat komt, eerder vertrekt of het consult zelf verkort.
E-mail is het communicatiekanaal. Dossierzaken, afspraken en inhoudelijke communicatie verlopen niet via WhatsApp. U dient uw e-mail minimaal eenmaal per week te controleren.
Het korte zorgverslag behoort tot het diagnostiektarief. Een uitgebreid psychodiagnostisch verslag is niet-verzekerde zorg en komt voor eigen rekening.
Bij meerdere e-mails op één dag wordt de bestede tijd bij elkaar opgeteld en als één totaal van die dag geregistreerd en gedeclareerd.
De verzekerde zorg wordt via VECOZO bij de zorgverzekeraar gedeclareerd. U kunt de declaratie controleren via de zorgapp of het declaratie-/uitkeringsbericht van uw zorgverzekeraar.
De tarieven worden bepaald door de NZa en/of zorgverzekeraar en zijn geen onderwerp van individuele onderhandeling.
POBOS BV maakt onderscheid tussen diagnostiektarief en behandeltarief en declareert overeenkomstig het Kwaliteitsstatuut II.
Informatieverstrekking aan derden vindt uitsluitend schriftelijk plaats. Wanneer toestemming vereist is, is een schriftelijke machtiging noodzakelijk. Voor reguliere informatieverstrekking geldt het NZa-tarief. Uitgebreidere rapportage en aanvullende werkzaamheden worden aantoonbaar per gewerkt uur in rekening gebracht.
Een psychodiagnostisch rapport wordt niet gemaakt voor een primair juridisch doel. De psycholoog treedt niet op als vertegenwoordiger van een cliënt in een juridische procedure.
Voor de volledige professionele en juridische informatie over psychodiagnostiek en rapportage: zie het aparte menu “Psychodiagnostiek & Rapportage”.