Bewaarplicht en Vernietigingsrecht van het dossier WGBO-art. 7:457 BW

• Dossiers van zorgtrajecten tot en met 2019: bewaartermijn 15 jaar
• Dossiers van zorgtrajecten vanaf 1 januari 2020: 20 jaar.

• Als er geen wettelijke belemmering is (zoals lopende behandeling, verplichte zorg, gerechtvaardigd belang van derden of een lopende procedure), dan geldt: Een patiënt kan een schriftelijk verzoek tot vernietiging doen en de zorgaanbieder moet dat in principe honoreren, ook vóór afloop van de 20 jaar bewaartermijn. Dus de bewaartermijn geldt zonder schriftelijk verzoek tot vernietiging voor de zorgaanbieder geldt niet meer als  maximale termijn als de patient dat schriftelijk kenbaar maakt . Indien u wenst dat uw  dossier  vernietigd wordt geeft u dat aan  op het intakeformulier en als er geen wettelijke redenen zijn om dit te weigeren wordt dit in een dossierverklaring vast gelegd.  Binnen 3 maanden na uw behandeling wordt het dossier dan vernietigd.

• Een kopie van uw dossier (behoudens persoonlijke aantekeningen van de psycholoog) is eenmalig opvraagbaar tegen daadwerkelijke kosten: (tijd, kopieen, afhalen tijdens een apart niet declarabel consult)
• Sedert start van de praktijk in 1998 is alle patienten medegedeeld zowel mondeling als schriftelijk : Bij stoppen met de praktijk is er geen opvolger  en worden uw dossiers niet doorgegeven aan een opvolger.  Bij de start van het behandeltraject geeft de patiënt bij het ondertekenen dus schriftelijk op het intakeformulier (tevens behandelovereenkomst)  aan of hij  bij beëindiging van de behandelrelatie wegens het ontbreken van een opvolger binnen de praktijk, voorkeur heeft voor vernietiging of bewaring van het dossier. Er is dus sprake van een eigen vrije keuze! Bij het afsluiten van de behandeling wordt deze keuze opnieuw met de patiënt gecontroleerd. Indien de patiënt eerder heeft aangegeven dat hij vernietiging van het dossier wenst, wordt dit verzoek uitgevoerd overeenkomstig artikel 7:455 BW en is een aanvullende schriftelijke vastlegging niet vereist. Indien de patiënt aangeeft het dossier niet te willen laten vernietigen, wordt deze keuze bij beëindiging van de behandeling opnieuw schriftelijk vastgelegd. De patiënt wordt er uitdrukkelijk op gewezen dat het dossier, na beëindiging van de praktijkvoering door de behandelend psycholoog en bij het ontbreken van een opvolger, digitaal zal worden bewaard in een daarvoor bestemde beveiligde opslagomgeving. De patiënt realiseert zich hiermee dat zijn gegevens niet langer uitsluitend onder beheer van de behandelend psycholoog vallen, maar worden ondergebracht in een externe digitale opslagvoorziening waarbij de geldende privacy- en bewaarbepalingen van toepassing blijven.De patiënt wordt tevens geïnformeerd dat hij zelf verantwoordelijk is voor het tijdig doorgeven van wijzigingen in zijn naam-, adres- en contactgegevens (NAW-gegevens), zodat hij bereikbaar blijft wanneer dit noodzakelijk is. In de praktijk blijkt dat het doorgeven van dergelijke wijzigingen regelmatig wordt vergeten. Het actueel houden van deze gegevens is daarom van belang om een correcte administratie en eventuele noodzakelijke communicatie mogelijk te maken.